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Qu’est ce que le travail collaboratif ?
Le travail collaboratif est avant tout un travail collectif. Il met les collaborateurs sur un pied d’égalité. Il efface les hiérarchies en présentant un projet commun qui favorise l’équipe et le partage.
Avec le travail collaboratif, terminé ce monde du travail où chacun œuvre dans son coin et vient présenter le fruit de son travail lors de la réunion hebdomadaire ou mensuelle. Les projets impliquent plusieurs collaborateurs et sont accessibles en temps réel, dans une logique d’accessibilité de l’information et de transparence.
La pandémie à totalement changé la façon de travailler des français. Avec l’arrivée du télétravail obligatoire, les professionnels ont dû s’adapter et utiliser des logiciels dédiés au travail à distance et collaboratif afin d’assurer leurs missions.
Selon l’étude réalisée par OpinionWay, 50% des entreprises Françaises sont passé au travail hybride et en ont fait une nouvelle norme. Contre toute attente, 56% des sondés estiment que leur entreprise est sortie gagnante de la crise.
38% des salariés Français seraient même prêts à changer d’employeur si celui-ci venait à imposer le retour du 100% présentiel. Le travail collaboratif, et à distance, occupe désormais une place importante dans le quotidien des travailleurs.
Les logiciels utilisés pendant la crise sont perçus positivement par 88% d’entre eux.
Partager des documents, organiser une réunion par vidéoconférence, voila le nouveau quotidien des travailleurs et ça leur va plutôt bien !
Dans le monde de la Relation Client, les agents ont également dû s’adapter avec la crise du Covid.
Les conditions de travail dans certains centres d’appel sont parfois pointées du doigt. Parmi les raisons, l’environnement stressant créé par les objectifs de productivité, le manque de reconnaissance au travail et la complexité grandissante (multiplication des application et des sources information notamment). En résultent certains problèmes : absentéisme, turnover, maladies professionnelles, manque d’implication, … tout autant de facteurs qui impactent négativement la productivité de l’entreprise et sa stratégie client.
Comment parvenir à une simplification si, en interne, tout reste compliqué, avec des décisions à différents niveaux et dans différents départements ? Comment apporter de l’innovation tout en continuant à travailler ? La créativité et l’innovation proviennent de la combinaison de différentes idées.
Impliquer les collaborateurs :
Impliquer l’ensemble des équipes dès le début de la réflexion est la clé de leur engagement dans la mise en œuvre du projet de transformation.
Vidéoconférence :
L’animation d’ateliers en mode collaboratif permet de partager en un temps limité les différents points de vue et connaissances sur une problématique donnée, et de générer desidées et des solutions nouvelles. C’est une méthode qui est particulièrement efficace, productive, tout en étant très responsabilisante.
Et si le travail d’équipe contribuait à la santé économique de l’entreprise ?
- Travailler en équipe permet de gagner du temps
Au travail, le temps est une ressource précieuse. Avec le travail collaboratif, la centralisation de toutes les données et tous les documents sur une seule et unique plateforme permettra un gain de temps considérable.
- Les outils collaboratifs apportent de la flexibilité
Grâce aux outils qui facilitent la collaboration, les équipes pourront travailler de n’importe où et n’auront pas à se déplacer inutilement.
- Il augmente la productivité
La collaboration est facilitée par la mise en place d’outils qui augmentent la productivité des employés, tels que les plateformes de collaboration, les réseaux sociaux d’entreprise, la messagerie instantanée et la vidéoconférence. Le partage est simplifié, les documents sont facilement accessibles et les utilisateurs de ces outils gagnent en efficacité tout en optimisant la qualité de leur travail.
Rome n’a pas été construite en 1 jour. La mise en place, et surtout le déploiement, des méthodes de travail collaboratives ne se décide pas du jour au lendemain. C’est une transition qui doit se faire progressivement. Une prémisse importante est qu’il existe une confiance mutuelle entre les membres d’une même équipe.
Quelles sont les étapes à soigner dans sa démarche collaborative ?
Le travail collaboratif ne s’improvise pas. Avant de rechercher un outil, il faudra une méthodologie adaptée. Rassembler toute une équipe autour d’un projet demande de l’organisation, des méthodes, et surtout des moyens pour faciliter la pratique. C’est encore plus le cas lorsque les membres de l’équipe ne se rassemblent pas au même endroit.
- La répartition des rôles : afin d’éviter les doublons, les collaborateurs devront s’assurer que chacun mène une tâche différente.
- Un objectif commun : travailler ensemble pour un but précis est la clé de la réussite.
- De la transparence : Un objectif atteint l’est pour toute l’équipe. Les difficultés rencontrées pour y arriver doivent être connues de tous les collaborateurs. L’entraide est primordiale dans cette démarche.
Quels outils privilégier pour le travail collaboratif ?
Peu importe la taille de l’entreprise, il est primordial de se doter d’une solution pour travail collaboratif. C’est un véritable atout pour toute l’entreprise et particulièrement pour la Relation Client. Elle permet, en effet, de gérer efficacement les interactions avec son écosystème entreprise et d’offrir à l’agent toute l’aide dont il a besoin en interne.
De nombreux outils permettent d’optimiser le travail collaboratif en apportant une communication unifiée, une gestion de projet simplifiée, des partages de fichiers, des vidéoconférences illimitées…
Un outil tel qu’Akio TWS facilite le travail collaboratif et apporte de nombreux avantages à l’entreprise tels que :
- L’installation d’un softphone. Parmi ses grands atouts, le coût. Il est nettement plus économiqueque celui des Hardphones (tanten terme de frais d’installation que de consommation d’énergie puisqu’il fonctionne sur l’ordinateur et donc ne nécessite pas d’alimentation ou d’installation dédiée.)
– Une communication unifiée c’est à dire une facilité d’accès aux différents canaux de communication peu importe où le salarié se situe et le support qu’il utilise.
– Une omnicanalité qui permettrait une vue à 360° des canaux utilisés, afin de disposer de tous les moyens de communication nécessaires sans multiplier les outils.
– Un outil de vidéoconférence avec partage de fichiers. Un système de visioconférence est avant tout un outil de communication et donc un moyen de mieux communiquer entre les différents sites de l’entreprise mais aussi avec des partenaires ou clients/Prospects. La visioconférence va permettre les réunions à distance pour éviter aux collaborateurs de se déplacer.
Conclusion
Le gain de temps trône fièrement en première place des avantages du travail collaboratif. Et pour cause : il s’agit d’un avantage majeur, particulièrement visible, et valorisable (en temps de travail et donc en euros !). En effet, qui dit travail collaboratif, dit bien souvent outils collaboratifs. Avec pour conséquence la centralisation des informations sur une plateforme dédiée. Afin de garantir son efficacité au sein de l’entreprise, ce mode de fonctionnement doit être mis en œuvre progressivement et doit susciter l’adhésion et l’implication de tous les collaborateurs concernés.